Kontakt

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So funktioniert das Kplus DMS im Detail

Dokumentenablage Kplus DMS

  • beliebige Aktivitäten (automatisiert)
  • beliebige Dateien auf Kplus-Belege per Drag-and-Drop
  • Kplus-Belege per Druckbefehl in das Archiv
  • Mailausgänge über Kplus mit Outlook (automatisiert)
  • E-Mails über den Kplus Outlook Posteingang
  • E-Mails aus Outlook per Drag-and-Drop

Dokumentenaufruf DMS Kplus

  • zu einer Adresse
  • zu einem Angebot
  • zu einem Auftrag
  • zu einem Lieferschein
  • zu einer Rechnung
  • zu einer Bestellung
  • zu einem Einkaufslieferschein
  • zu einer Einkaufsrechnung
  • zu einem Artikel
  • zu einer Aktivität

Belegerfassung

Ausgangsbelege werden über eine in Kplus standardmäßig enthaltene Schnittstelle zwischen Kplus und Starke-DMS® automatisch archiviert.
Gescannte oder per E-Mail empfangene Eingangsdateien (z.B. Eingangsrechnungen) werden ebenfalls automatisch in das DMS abgelegt.

Belegerkennung

Die Belegerkennung ermöglicht Ihnen das automatisierte Erkennen von Lieferanten einschließlich der wesentlichen Informationen wie Datum, Belegnummer, Betreff, Summe etc. Die so erkannten Rechnungen kann man schnell, sicher und korrekt in Kplus weiterverarbeiten.

Eingangsrechnungsstapel

Gescannte Eingangsrechnungen werden von Kplus abgeholt und optional mit der Belegerkennung ausgelesen. Dabei legt das System automatisch Rechnungen an, welche Sie dann wie gewohnt weiterverarbeiten können. In Verbindung mit dem Modul Workflowanbindung können verschiedenste Freigabeprozesse oder Kontrollaufgaben ausgelöst werden.
Die automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung minimiert manuelle Eingaben und Arbeitsschritte bei Rechnungen mit und ohne Bestellbezug – das schafft Sicherheit und lässt Ihnen mehr Zeit für weitere Aufgaben. Profitieren Sie mit Kplus DMS von weniger Aufwand, weniger Fehlern, schnellerem Arbeiten und mehr Effizienz in Ihrem Betrieb!

Rechtesystem

Ein umfangreiches Rechtesystem ermöglicht, verschiedene Ablagesysteme im selben Betrieb zu erstellen. So können auch vertrauliche Daten wie beispielsweise Personalakten, Verträge und Bankunterlagen im Kplus DMS abgelegt werden. Zugriff auf die Daten erhalten nur ausgewiesene Personen mit den entsprechenden Berechtigungen.

Sicherheit

Behalten Sie den Überblick über sämtliche Änderungen an den im DMS abgelegten Dokumenten. Unsere Lösung bietet maximale Sicherheit: Alle Dokumente werden zentral und digital archiviert, Belege revisionssicher abgelegt. Das Kplus DMS zeigt an, wer die Datei aktuell bearbeitet, und erlaubt Ihnen über den Versionsverlauf den Zugriff auf frühere Dateiversionen. Jede Änderung wird dabei mit Benutzer, Datum und Uhrzeit dokumentiert.

DMS-Viewer

Außerhalb von Kplus haben Sie die Möglichkeit, den Starke-DMS®-Viewer direkt zu nutzen. So können Sie wie bisher z.B. Ihre Eingangsbelege mit digitalen Stempeln, freien Textanmerkungen oder Markierungen versehen, ohne das Originaldokument dabei zu verändern. Alle Änderungen und Erweiterungen werden in der zentralen Datenbank gespeichert und bleiben dadurch jederzeit transparent und nachvollziehbar.